Błędna informacja o kwalifikacji do 2 etapu wysłana przez Platformę Konkursową GovTech

raport z incydentu 12.12.2019

 

 

Platforma Konkursowa GovTech to narzędzie, mające na celu elektronizację procesu starania się o kontrakt publiczny w formie konkursu. Jest budowana od połowy 2019 roku. Jej poszczególne części są dostarczane równolegle z realizacją tegorocznego harmonogramu konkursów GovTech. Platforma jest elementem rozwoju Programu GovTech – zwiększania jego przejrzystości jak i dojrzałości organizacyjnej. Tegoroczna edycja konkursu prowadzona jest z sukcesem liczonym ponad 400 wnioskami o udział w konkursie i ponad 230 złożonymi pracami konkursowymi!
W dniu 12 grudnia 2019 doszło jednak do nieprzewidzianej w scenariuszach testowych sytuacji, polegającej na wysyłce powiadomienia o przejściu pracy konkursowej do drugiego etapu osobom, które takiej kwalifikacji nie otrzymały. Sytuacja ta dotyczy 33 osób. Poniżej znajdą Państwo szczegółowe wyjaśnienie tego, co wydarzyło się tego dnia.

Jak doszło do poinformowania 33 osób o błędnej kwalifikacji do drugiego etapu?

 

 

Zamawiający dokonują oceny prac konkursowych przez panel Platformy Konkursowej GovTech. Jednym z elementów tego procesu, jest wystawienie oceny oraz przyznanie nagród i kwalifikacji do II etapu. Proces ten nie jest automatyczny – Sąd Konkursowy na mocy ustawy Prawo Zamówień Publicznych, dokonuje oceny w skali i sposobie właściwym dla danego konkursu. Dlatego panel oceny zawiera możliwość: umieszczenia ocen cząstkowych przez każdego członek Sądu Konkursowego, zatwierdzenia oceny ważonej (dokonywanego przez Przewodniczącego Sądu Konkursowego) oraz przyznania nagród po przypisaniu wszystkich ocen.

 

 

 

 

Panel przydzielania nagrody zawiera listę nagród, przewidzianych dla danego konkursu oraz pole wskazujące na zaproszenie uczestnika do dalszego udziału w konkursie (w niektórych konkursach możliwe jest nieprzyznanie nagrody pieniężnej, ale zaproszenie do II etapu tzw. „wyróżnienie”).

 

 

 

 

Do błędu 12 grudnia 2019 doszło w sytuacji, kiedy Przewodniczący Sądu Konkursowego, dla prac, które nie uzyskały żadnej nagrody ani zaproszenia do drugiego etapu – użył przycisku „Zatwierdź”, co dla Przewodniczącego Sądu oznaczało, że procedura oceny dla danej pracy konkursowej została zakończona. Jednak wywołało to na Platformie Konkursowej akcje wysyłki powiadomień email. Jak do tego doszło?

 

 

 

 

Niestety, system dokonał jeszcze jednej czynności – wysyłki powiadomienia email wywoływanej (ang. trigger) w sytuacji zmiany statusu pracy. Czynność wykonana została na podstawie warunku: JEŻELI (Status != „Nowa”) && (Status != „Złożona”) w miejsce Status == („Zatwierdzona do II etapu”). Błędnie skonstruowany warunek spowodował wysyłkę wiadomości email o przejściu do drugiego etapu także osobom, które nie uzyskały wystarczającej liczby punktów, by zostać zaproszone do II etapu. Należy tu podkreślić, że żaden z organizatorów konkursów nie był świadomy, że platforma zachowa się w taki sposób, dlatego też można stwierdzić, że z perspektywy organizatora konkursu doszło do wady oświadczenia woli opisanej w art. 84 KC.

 

Natychmiast po identyfikacji tej sytuacji – po kilku godzinach od wysyłki pierwszych powiadomień – dokonano następujących czynności:

 

 

  • Naprawy warunku przesyłającego powiadomienia email.
  • Wysłania informacji email do wszystkich osób, do których wysłane zostało błędne powiadomienie.
  • Wysłania powiadomienia email do wszystkich autorów prac konkursowych z właściwą informacją zwrotną.

 

 

Dla wszystkich, którzy chcieliby sprawdzić, jakie oceny końcowe otrzymały ich prace, opublikowane zostały tabele wyników dla każdego z konkursów (ogłoszenie o konkursie – menu „Wyniki I etap”). Żeby sprawdzić własny rezultat osiągnięty na tle innych, należy się zalogować na swoje konto na Platformie. Poznanie danych identyfikujących pozostałych uczestników jest niemożliwe w związku z zasadą anonimowości prowadzenia konkursu.

 

Zespół tworzący Platformę Konkursową GovTech dokłada wszelkich starań, aby spełniała ona oczekiwania zarówno zamawiających – w sprawnym prowadzeniu procesu wyboru najlepszego wykonawcy, jak i uczestników – w transparentnym i sprawnym procesie wyboru. Jednocześnie Zespół prosi 33 osoby, które otrzymały błędne powiadomienia, o wyrozumiałość i zapewnia, że uczyni wszystko, aby tego typu błędy nie pojawiały się w przyszłości i aby platforma cieszyła się zaufaniem, służąc transparentnemu i innowacyjnemu podejściu do zamawiania rozwiązań zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych.